kommunevåpen for Vegårshei

Vegårshei

Behov

Bakgrunnen for sykefraværsprosjektet i Vegårshei kommune var at det allerede i 2010 hadde vært et urovekkende høyt sykefravær i organisasjonen over en tre års periode. Langtidssykemeldinger utgjorde størstedelen av fraværet. Korttidsfraværet var lavt og bruken av egenmeldinger var svært liten. Kommunen befant seg samtidig i en svært krevende situasjon som krevde en betydelig nedbemanning.
Arbeidet er forankret i følgende hovedmål i kommuneplanen “legge til rette for trivsel og lavt sykefravær”. Prosjektet ble derfor viktig for kommunen.

Mål

Å avdekke strukturelle og kulturelle faktorer som påvirker fraværet.
Øke bevisstheten om at arbeidsplassen er hovedarena for et redusert fravær og avklare om de strukturene og prosessene kommunen har støttet opp under dette.
Hovedmålet var å redusere fraværet i hele kommunen fra 9,1 % til 6 %.
Våren 2013 ble oppmerksomheten rettet mot Vegårshei bo- og omsorgssenter. Hovedmålet i delprosjektet var å redusere sykefravær i pleie- og omsorgsenhetene fra nivået i 2012, hvor det på det høyeste var 26 % og ned til 10 % innen utgang av 2013.
I 2014 ble det satt syøkelys på generelle tiltak for hele kommunen med hovedmålet 6 % innen utgangen av 2014.

Tiltak

Tiltak spisset mot bo- og omsorgssenteret:
Kartlegging av pleie og omsorgsenhetene i regi av Bedriftshelsetjenesten høsten 2012, dannet ett godt grunnlag for videre arbeid i prosjektet og enheten. Prosjektgruppen og ansatte la følgende grunnmur:
– Opprydding av oversikt over ansatte
– Utarbeidelse av stillingsinstrukser
– Organisasjonskart
– Rolleavklaringer
– Oversikt over arbeidsoppgavene til de ulike faggruppene
– Strukturerte møteplasser
Generelle tiltak, hele kommunen:
– Fokus på HMS-opplæring og arbeid for kommunen generelt
– Tydelige rutiner for oppfølging av sykemeldte lokalt er godkjent av tillitsvalgte. Den ansatte kan ha opp til 16 dagers egenmelding.
– Møteplassen; møter for ledere hvor HR, IA, NAV lokalt og bedriftshelsetjenesten møtes
– Forebyggende helsefremmende arbeid
– Faste dialogmøter; forebygging og oppfølging av sykemeldte
– Tett dialog med IA-rådgiver
– Faste møter med hovedtillitsvalgte og verneombud (alle verneombud gjennomgått 40 timers HMS grunnkurs)
– Årlige evalueringsmøter med IA-rådgiver
– Fellessamling for alle tillitsvalgte
– Formalisering av administrasjonsutvalget
– Opplæring og implementering av avvikssystem (QM-pluss)
– Ansattportal; informasjon og dialog for ansatte

Resultat

Ved Vegårshei bo- og omsorgssenter var fraværet oppe i 18,76 prosent i begynnelsen av 2012, og økte til 26 prosent i andre kvartal. Fra 2013 ble det dannet ny prosjektgruppe med fast prosjektleder, politisk deltakelse, enhetsleder og ansatte ved omsorgssenteret. Prosjektet fikk nytt mandat, forankret i kommunestyret, med bakgrunn i kartlegging fra Bedriftshelsetjenesten høsten 2012. Ved måling i januar 2015 var sykefraværet på bo- og omsorgssenteret på 7,04 % og hadde vært helt nede i 4,8 % i 2014.
Oppfølging av prosjektet på omsorgssenteret gikk over i ordinær drift fra 2015.
Prosjektet benyttet erfaringene som ble gjort i arbeidet på omsorgssenteret inn mot flere enheter med gode resultater:
Enhet for barnehage som hadde 10.31 prosent fravær første kvartal 2014, gikk ned til 8,63 prosent i andre kvartal 2015.
Enhet for Åpen omsorg og helse har gått fra 18,71 prosent fravær i 2013 til 5,96 prosent i andre kvartal 2015.

De ansatte opplever ikke lenger den samme følelsen av underbemanning.
Flere ansatte er tilbake i arbeid etter langvarig sykdom, hvor noe av fraværet er arbeidsrelatert, men overtall av faktisk sykdom.
Ansatte utrykker at de nå opplever trygghet, forutsigbarhet og stabilitet i ansattgruppen.
Arbeidet og prosessene kjennetegnes av involvering og medvirkning. De ansatte i enheten har uttrykt at de opplever en kortere avstand til overordnet ledelse og at de blir sett og hørt. Prosjektgruppen mener at det har vært viktig at rådmann og kommunalsjef har vært tett involvert i prosjektet og at det har vært et suksesskriterium at to politikere har vært med i prosjektgruppen.
Prosjektet hadde som hovedmål å redusere sykefraværet for hele kommunen til 6 % innen 31.12.14. Sykefraværet har gått ned fra 8,65 prosent i 2012 til 6,57 % i midten av 2015.

Forankring

Prosjektgruppa har prioritert informasjon, involvering og medvirkning i alle ledd. Prosjektet er forankret hos ansatte, rådmannen, rådmannens ledergruppe og i kommunestyret. Det har vært dialog og gruppearbeid om prosjektet i ulike fora. Forankringen er utvilsomt en av nøklene for å nå målet.

Reportasje fra prosjektet

RELEVANTE LENKER