kommunevåpen for Bjugn

Bjugn

Behov

Kommunen ville sette søkelyset på sykefravær og valgte å arbeide med dette i trepartssamarbeid, gjennom Saman om ein betre kommune.

Mål

Fra høyt sykefravær til medarbeiderdreven arbeidshverdag og høyt nærvær.
Startet nærværsprogrammet våren 2014.
«Vi», altså ledere, politikere, tillitsvalgte og verneombud, ville slutte å anta, tro og mene. Vi ville vite. Derfor besluttet vi at vi skulle høre med de ansatte hva som er de viktige nærværsfaktorene i hver enkelt avdeling.

Tiltak

Startet med at alle ansatte, inndelt i avdelingsvise grupper, ble intervjuet av bedriftshelsetjenesten. Viktig at alle ble hørt og turte å si hva som opptok dem. Bedriftshelsetjenesten produserte en rapport om de aktuelle problemstillingene.

Rapporten førte til fire hovedtema:
– Nærmeste leder og ledelse
– Arbeidstidsordninger
– Arbeidsmiljø
– Kvalitet

Vi startet å jobbe i grupper med workshops på de fire temaene, ett tema per workshop. Å arbeide etter såkalt medarbeiderdreven innovasjon var nytt og utfordrende for dem som skulle lede an jobben. Ledere har tidlige gjerne hatt svar og løsninger før vi har startet prosessen. Denne gangen ble alt overlatt til medarbeiderne, mens lederne hadde ansvar for å tilrettelegge og drive prosessene videre. Lederne deltok ikke i vurderinger og diskusjoner.

Det kom tilbakemelding innenfor de fire temaene, som våre ansatte mente kunne kobles direkte til høyt sykefravær.
Nærmeste leder og ledelse var et sentralt område. Mange av tilbakemeldingene gikk på nærhet; å bli sett og hørt og å oppleve at lederen har forståelse for jobben som gjøres i hverdagen. Det var utfordrende å være åpen for alle innspill fra ansatte uten å skulle «forsvare» seg. Dette var ekstremt lærerikt for lederne.

Det vi har gjort så langt;
Bygge team. Vi har fokus på få ansatte og få, men kjente, vikarer.
Leder har flyttet kontor inn i avdelingen. Økt fokus på tilgjengelighet. Leder er også tilgjengelig ved at ansatte vet hvor leder er.
Medarbeidersamtaler i system, samt klare retningslinjer for hvem gjør hva.
Utarbeidet klare mål for avdelingen sammen, og aktivt jobbet for at de skal nås.
Refleksjon i system.

Arbeidstidsordninger:
Vi har gått igjennom ulike ønsker og skrevet en ny turnus tilpasset arbeidsplassen og de ansatte. Et viktig tema har vært rettferdighet i fordeling av ubekvem arbeidstid.
Utvikling av medarbeidere med ulike teknikker for å bli bedre kjent og dermed forstå og samhandle bedre.
Egne møter og tydelighet ovenfor høgskoleansatte i avdelingen.
Etablert tydelige retningslinjer for fagleders rolle.
Mer sosialt samvær.
Systematikk omkring internundervisning.
Blitt flinkere til å fokusere på det som fungerer.
Kartlagt ønsket eller uønsket deltid og forsøkt å gi forutsigbarhet i arbeidstid.
Utarbeidet tydelige rutiner i avdelingen.

Resultat

Per januar 2014:
Ansatte var slitne og preget av høyt sykefravær og negative holdninger. Mye gjennomtrekk av vikarer og mange ulike personer på jobb i løpet av en uke. Resultatet var økt uønsket adferd hos våre beboere, som igjen medførte økt frustrasjon og slitasje på ansatte.

Status pr juli 2015:
Ansatte er preget av glede og iver i arbeidshverdagen, økt kreativitet og flere smil. Sykefraværet var ved oppstart av programmet 37,91% ( 3,86 var korttidsfravær og resten langtidsfravær)
Sykefravær pr juli 2015 er 2,51 (korttidsfravær 1,49).

Forankring

Medarbeiderdreven arbeidshverdag og involvering tas med videre. Denne arbeidsformen skal ikke være et prosjekt, men en arbeidsmetode vi ønsker å fortsette med i framtiden. Ansatte sier «vi», og ikke lenger ”ledelsen og oss”. Meningsfylt hverdag i en jobb som er spennende og utfordrende er med på at vi trives.

Reportasje fra prosjektet